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10月19日、第8回11月祭全学実行委員会(全学実)が開かれ、11月祭事務局は今年度の飲食企画について、感染対策を行って実施する方向で大学側と合意したと発表した。また、第8回時点では学外者の来場を巡り合意に至ってないとしていたが、11月2日に開かれた第9回全学実で、学内者の入場を優先した上で学外者の入構を認める形で合意したと発表した。一方、屋内企画に対しては大学側が教室貸出を拒否したことを受け、声明文を発表することが決まった。

飲食企画については、大学側は当初、感染リスクや他大学の事例を挙げて実施に反対していた。それに対し事務局はイートインスペースの設置で感染対策が可能だと主張し、交渉の末、3年ぶりに飲食企画を実施する方向で合意した。

一方で、来場者の範囲については、交渉は難航していた。大学側は会場の収容能力の不足により京大生の入場が妨げられることや飲酒のリスク、施設内や周辺道路での学外者の素行への懸念などを挙げて、来場者を京大生と近畿の高校生に限定するよう主張した。

これに対し事務局は、予約枠の制限により京大生の来場を確保すること、飲酒や酒類の持ち込みを禁止することを挙げて反論し、来場者を京大生に限定しないよう一貫して要求してきた。第8回全学実時点では結論が出ていなかったが、その後の協議の結果、学内者に対する優先予約期間を設け、歩道の見回りや取り締まりを行うことで、学外者の来場を認めることで合意した。学内者の優先来場予約期間については11月5日から10日までとし、12日から一般の来場希望者からも予約を受け付ける。

一方、屋内企画については参加者が設備を損壊する事例が過去に相次いだとして、大学側が教室の貸出を拒否していた。第6回、7回の全学実では出席者から教室貸出が拒否された経緯を周知する必要性を訴える声が上がっていた。このことを受け、事務局は声明文を発表することを決定した。声明文では、参加者による過去の設備損壊を自省した上で、教室貸出を大学側に要望し続けていくとした。